IMAP staat voor Internet Message Access Protocol en is een veelgebruikt protocol om e-mails op te halen en te synchroniseren. Met IMAP blijven e-mails opgeslagen op de mailserver en worden ze gesynchroniseerd met alle apparaten waarop je het e-mailadres gebruikt. Hierdoor kun je je mailbox altijd en overal up-to-date houden, of je nu inlogt via een laptop, smartphone of webmail.

IMAP maakt e-mailgebruik flexibel en gebruiksvriendelijk. Omdat alle e-mails op de server blijven staan, heb je vanaf elk apparaat toegang tot dezelfde berichten, inclusief mappenstructuur en verzonden items. Dit is vooral handig in zakelijke omgevingen, waar meerdere mensen of apparaten hetzelfde account gebruiken. Daarnaast zorgt IMAP ervoor dat je e-mails veilig worden bewaard, zelfs als een apparaat defect raakt of verloren gaat.

Wanneer je je e-mail opent met een client zoals Outlook, Apple Mail of Gmail, maakt deze verbinding met de mailserver via het IMAP-protocol. De client toont de inhoud van de mailbox zonder de berichten lokaal te verwijderen. Verplaats je een e-mail naar een map of verwijder je een bericht, dan wordt die wijziging automatisch gesynchroniseerd met de server en zichtbaar op al je apparaten. Dit maakt IMAP veel praktischer dan oudere protocollen zoals POP3, waarbij berichten lokaal werden gedownload en van de server verwijderd.

Het belangrijkste verschil tussen IMAP en POP3 is de manier waarop e-mails worden beheerd.

• IMAP: laat berichten op de server staan en synchroniseert ze met alle apparaten.

• POP3: downloadt berichten naar één apparaat en verwijdert ze vaak van de server, waardoor je mailbox niet overal hetzelfde is.

Voor de meeste gebruikers en bedrijven is IMAP de beste keuze, omdat het betrouwbaarder en flexibeler is.

Een veelgemaakte fout is het verkeerd instellen van de inkomende en uitgaande mailservers. Zonder de juiste poortnummers en SSL-instellingen kan er geen veilige verbinding worden gemaakt. Ook gebruiken sommige organisaties nog POP3, waardoor e-mails versnipperd raken over verschillende apparaten. Tot slot vergeten gebruikers soms dat IMAP mailboxen opslagruimte op de server gebruiken; bij grote hoeveelheden e-mail kan dit leiden tot volle mailboxen die regelmatig opgeschoond moeten worden.